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専門家コラム

2020.06.29
月次作業がたったの15分!会計freee活用の3つのポイント

クラウド会計が業務の効率化にいいという話はよく聞くと思います。

では実際に日常の経理業務に当てはめた時に、どのような作業がどれくらい効率化できるのかという点をもっと具体的に掘り下げて紹介していきたいと思います。

・クラウド会計の導入を検討している方

・部分的にクラウド会計を導入しているがどうも活かし切れていないと考えられている方

に向けて「業務の効率化」という点において、クラウドで出来ることがより具体的に想像できるようになれば幸いです。

効率化ポイント3つ

①仕訳の自動ルール化

毎月発生する固定費(事務所賃料、リース料、各種顧問料等)や、経常的に発生する費用(水道光熱費、通信費等)、
毎月取引のある会社等、ルーティンワークになる仕訳も多いのではないでしょうか。
通常の記帳となると、毎月、通帳もしくは領収書を見て、会計ソフトに日付、勘定科目、税区分、金額、適用を入力し、
入力項目に漏れがないか、再度自己チェックし、最後に仕訳の登録というプロセスになると思います。

ここで、クラウド会計の会計freeeで、あらかじめ固定費について仕訳の自動ルールを決めておいた場合どうなるのか?

API連携された銀行口座の取引明細から日付及び金額を自動で認識し、
あらかじめ設定しておいた固定費の勘定科目、税区分、取引先、適用を
自動入力、
全てが網羅された状態で登録前の状態となります。
担当者が行う作業は、既に入力された状態の仕訳を、請求書と齟齬がないかだけ確認し、ボタンを一つ押すだけ。
これで、仕訳の登録が完了します。(事前に設定したルールと完全一致であれば、入出金の消込等も自動で対応可能です!)

毎月入力や消込等をする手間が省略されるとなると、
担当者の作業時間も短縮され、残業をすることもなくなるのではないでしょうか。

②請求書発行の自動化

通常の会社では、毎月の請求書の発行をエクセルで実施する場合、
既定のフォーマットに取引先、金額、適用等を入力し、
取引先ごとに印刷して、上司の確認、捺印、郵送し、
その後、売上と売掛金を仕訳に登録するというプロセスを経ることが多いと思います。

ここでクラウド会計の会計freeeにて請求書を発行する場合どうなるのか?

初回の請求書発行の際こそ、手間は変わらないかもしれませんが、
以下のような性質の取引に関して、請求書の定期発行システムが適応されます。

・毎月金額も一定で取引先も同じような取引

・経常的に取引はあるが、毎回取引内容と金額が異なる取引

例えば毎月発行するような請求書に関しては、指定した周期で下書きが自動で作成されるサービスもあります。
請求書の内容に、〇月分という記載含めている場合でも、心配無用です。
あらかじめ設定しておけば、4,月分,5月分,6月分というように、下書きの自動作成段階で適宜修正してくれます。
また、取引先への送信も、
請求書発行の画面からそのままメールで送信することが出来ますので、都度メールを開く手間も省けます。

これだけでも毎月の請求書発行の手間をかなり省略可能かと思いますが、加えてさらに2つメリットがあります。

1.請求書を上司が確認する際に、いちいち紙面を見なくてよい。

クラウド上に請求書が保管されているため、ネット環境さえあれば、場所を選ばず確認可能です。

2.仕訳の自動登録

請求書をクラウド上で発行済みにすると、
自動で売上と売掛金の仕訳が登録されるため、仕訳をわざわざ入力する必要がありません。
また、入金期日を請求書で設定しておけば、期日を過ぎたものについては、期日を超過しているアラートが出ますので、
債権管理の観点からも非常に優れています。

③振込作業をしなくてよい

毎月の取引先への支払いや、従業員への給与の振込み作業は最も神経を使うところではないでしょうか。
口座名義、口座番号、振込金額を誤りなく入力し期日までに支払いを行う。
従業員や取引先が増えてくるとその作業は膨大ですし、
ネットバンキング等に手入力で行っているのであればミスが生じる可能性もあるかと思います。
振込の都度、情報が正確に入力されているかのダブルチェックも手間ですよね。

では、freeeを使って振込作業を行う場合はどうなるでしょうか?

a:取引先(従業員)が新しく発生した際に、freeeに取引先情報として口座情報を入力しておく
b:毎月の仕訳を入力する際に「振込期日」と「金額」を入力する
c:freeeから全銀ファイルを抽出しネットバンキングに取り込む→振込完了

この作業ですと振込先が何件あっても、振込みの際に掛かる時間は一緒です。
ダブルチェックが必要になるのも①と②の仕訳の入力のタイミングだけになります。
(aの作業も取引先が新しく発生した際の1回だけです)
振込作業の手間を少しでも減らせられれば、その分他の業務に集中できますよね。

最後に

いかがでしたでしょうか?

今回は文章の関係でご紹介しておりませんが、まだまだ多くの機能がございます。(下記は一例です。)

・資金繰りレポート

・入金管理レポート

・支払管理レポートetc….

クラウド会計を自社に取り入れた際のイメージが少しでも出来ていたなら幸いです。

クラウド会計は確かに便利ではありますが、自社に適合した形で取り入れなければ、
むしろ従来の業務に追加で負担がかかってしまうように感じる方もいらっしゃいます。
多くの機能を有しており、今後も様々なアップデートがされることが期待されますが、
使いこなせなければ宝の持ち腐れですよね。

どういった形でクラウド会計を取り入れていくのが、適切なのか??

一瞬でもこの疑問が思い浮かんだなら、あなたは導入に興味があるはずです。
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